台灣海牙認證Apostille流程、2022最新海牙公約成員國清單

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跨國結婚、投資、移民、留學都常聽到的「海牙認證Apostille」究竟是什麼?台灣的文書辦理了海牙認證以後,可以拿到哪些國家地去使用?本文將介紹在台灣辦理海牙認證的流程,並附上2022最新海牙公約國名單。

一、海牙認證(Apostille)是什麼?

海牙認證(Apostille)是《海牙公約》的簽約國之間互相承認的一種文書二級認證方式。原本國際間文書往來需要經過繁複的連鎖認證與外交驗證程序,世界各國為解決此問題,便於1961年共同簽訂《取消外國公文認證要求的公約》,創建了Apostille(海牙認證)制度,用以簡化傳統文書認證的流程。

延伸閱讀:文件認證流程|公證、認證、驗證的差別?外交驗證的流程一次掌握

因為《取消外國公文認證要求的公約》是於國際組織「海牙國際私法會議」中起草簽訂,因此又稱為《海牙公約》,該公約所創制的認證方式也被稱為「海牙認證」。

(一)海牙認證的特色

海牙認證的性質是二級認證,負責海牙認證的部門不會直接查驗該文書的真偽,只要確認一級認證的資格無誤,就可以在文書上加簽海牙認證。

具體做法是先由一級認證機關(通常是當地公證人)查證文書的真正性並辦理一級認證,再由該國外交或司法的最高機關(即該國海牙認證部門)加簽海牙認證,確認原本的一級認證為真,免去傳統外交驗證需經各級機關反覆復驗文件的程序。

傳統文書外交驗證流程。
海牙認證的流程。

(二)海牙認證的優點

全球五大洲已經有超過120個國家加入《海牙公約》的成員國。只要其中一個成員國對文書加簽了海牙認證,其他成員國也會承認該文書的效力,所以一份文書只要經過海牙認以後,就可以直接持往任何一個成員國境內使用,節省跨國文書往來手續的同時也確保文書的公信力不受質疑。

尤其在商務貿易和醫藥生技兩大領域,海牙認證對於業務推展有相當明顯的助益。公司設立文件、授權證明、實驗報告、檢驗證書等文書經過海牙認證後就能通行至超過120個國家地區,不需要洽詢各別國家逐一辦理外交驗證,可有效降低商品跨區域研發、銷售的成本,幫助企業把握市場時效。


二、2022海牙公約成員國

根據海牙國際私法會議官網 2022 年 7月 22 日更新的資訊,目前《海牙公約》的簽約國遍布五大洲,共有124個國家地區,最新《海牙公約》成員國名單如下:

(一)亞洲20國

巴林、汶萊、香港與澳門、印度、印尼、以色列、日本、哈薩克、吉爾吉斯、蒙古、阿曼、菲律賓、南韓、沙烏地阿拉伯、新加坡、塔吉克、土耳其、烏茲別克、巴基斯坦。

(二)美洲32

安地卡及巴布達、阿根廷、巴哈馬、巴貝多、貝里斯、玻利維亞、巴西、智利、哥倫比亞、哥斯大黎加、多米尼克、多明尼加、厄瓜多、薩爾瓦多、格瑞那達、瓜地馬拉、蓋亞那、宏都拉斯、牙買加、墨西哥、尼加拉瓜、巴拿馬、巴拉圭、秘魯、聖克里斯多福及尼維斯、聖露西亞、聖文森及格瑞那丁、蘇利南、千里達及托巴哥、美國、烏拉圭、委內瑞拉。

(三)非洲16國

波札那、蒲隆地、維德角、史瓦帝尼、賴索托、賴比瑞亞、馬拉威、模里西斯、摩洛哥、納米比亞、聖多美普林西比、塞席爾、南非、突尼西亞、塞內加爾。

(四)歐洲48

阿爾巴尼亞、安道爾、亞美尼亞、奧地利、亞塞拜然、白俄羅斯、比利時、波士尼亞與赫塞哥維納、保加利亞、克羅埃西亞、賽普勒斯、捷克、丹麥、愛沙尼亞、芬蘭、法國、喬治亞、德國、希臘、匈牙利、冰島、愛爾蘭、義大利、科索沃、拉脫維亞、列支敦斯登、立陶宛、盧森堡、馬爾他、摩納哥10、蒙特內哥羅、荷蘭、北馬其頓、挪威、波蘭、葡萄牙、摩爾多瓦、羅馬尼亞、俄羅斯、聖馬利諾、塞爾維亞、斯洛伐克、斯洛維尼亞、西班牙、瑞典、瑞士、烏克蘭、英國。

(五)大洋洲10

澳洲、庫克群島、斐濟、馬紹爾群島、紐西蘭、紐埃、帛琉、薩摩亞、東加、萬那杜。


三、海牙認證的流程

台灣並非《海牙公約》的成員國,如果台灣的文件要辦理海牙認證,則需將文件辦理1次外交驗證,送往鄰近的成員國,藉助該成員國的海牙認證部門辦理加簽。

(一)台灣文件如何辦理海牙認證?

Step1 將文件送請台灣公證人認證

Step2 將文件辦理台灣外交驗證

Step3 將文件送往鄰近的《海牙公約》成員國

Step4 文件由成員國之國際公證人認證

Step5 文件轉送成員國之海牙認證部門加簽海牙認證

海牙認證範例。 圖/FirstLaw

(二)哪些文件可以辦理海牙認證?

1.台灣政府機關核發之公文書

如:身分證、戶籍謄本、婚姻證明、出生證明、良民證、營業登記證明等。

2.在台灣製作之私文書

如:學歷證明、成績單、契約、授權委託書、SGS證明書、實驗報告、醫療診斷書、CFS自由銷售證明書等。

(請留意,台灣公證人無法辦理外國文件的認證,外國文件如欲辦理海牙認證,請直接洽詢文件發出國之公證人或外交館處辦理。)

本所律師兼具公證人資格,從文件認證到海牙認證可提供一站式服務,並由律師親自為申請人檢查文件內容、格式有無錯漏,特別適用於企業商務、投資移民、醫藥商品檢驗報告等重要文件的跨國傳遞。


四、海牙認證的常見問題

有關海牙認證所需的時間、應備文件與其他相關問題,歡迎參考以下說明~

Q:海牙認證的應備文件

A:海牙認證主要的應備文件格式如下:

1.需用文件請多準備一份

如最終希望取回n份完成海牙認證的文件,來所辦理時就需準備n+1份,因為台灣公證人辦理文書認證時依法須留存一份。

2.身分證件

公證人辦理文書認證時,依法需查證申請人身分,身分證僅作為身分證明用途,會查看但不收取。

3.授權委託書

如有委託他人代辦海牙認證手續,則須出具授權委託書。

Q:影本、譯本能不能做海牙認證

A:可以的,但需要先經過公證人認證程序,證明正影本相符,或譯本內容與原本一致,後續才能接著辦理海牙認證。

Q:海牙認證需要本人親自到所辦理嗎

在文件認證的階段會需要本人親自來所1次,只需大約1小時的時間,如本人不克前來,可出具授權委託書,委託他人代為出席。

完成文件認證以後,接續的海牙認證流程可完全由本所代辦,本人就不需要再前來。

Q:海牙認證需要多長時間

在資料齊備的情況下,多數海牙認證在送件後7-10日可取件。


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