文件認證流程|公證、認證、驗證的差別?外交驗證的流程一次掌握

文書驗證、公證、認證差別-cover
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文件驗證、公證、認證其實是三種完全不一樣的程序,但實務上卻經常交互運用。那麼,這三者間的差異是什麼?又該如何應用?請和余淑杏律師一起看下去!

一、文件公證、認證、驗證的差別

公證、認證、驗證最主要的差別在於用途以及適用的範圍。

  • 公證:由公證人進行,證明「法律行為」或「私權事實」存在且合法。
  • 認證:由公證人進行,證明「文書」或「簽名」的真正性,表示非經偽造。
  • 驗證:由一國家地區之外交機構進行,證明「文書」的效力受到該國家地區承認。

二、什麼是公證?

公證(Notarization)會由公證人(Notary Public)針對「法律行為」與「私權事實」做成公證書,相當於以公權力證明該法律行為與私權事實的真正性。

  • 律行為:指透過意思表示發生法律上效果的行為。如各式契約的訂立或撤銷、拋棄權利、訂立或撤銷遺囑、監護或認領…等。
  • 私權事實:泛指有法律上意義的事實狀態。如出生事實、婚姻狀態、不動產相鄰關係、占有事實、侵權事實…等。

公證必須由法院公證人或民間公證人作成,且公證人需親自見聞、體驗該法律行為與私權事實的過程,才能夠作成公證書。

公證的效力:

公證程序最主要有這3大功能:

1.推定效力與真正性

對法律行為請求公證,公證人會審查該法律行為是否具備法定要件,以確認該法律行為有形式合法性。對私權事實請求公證,則會藉由公證人親身見聞、實際體驗該事實狀況,而證明該事實存在。

因此,除非有反證的證據出現,否則經過公證的法律行為會被推定為合法有效,私權事實會被推定為真正存在。

2.保存證據

公證程序可作為保存證據的一種方式,尤其適合用於網路、智財方面侵權事實的存證。此外,公證書與相關簿冊、卷宗依法須在公證處或公證人事務所保存一定年限,可便利隨時查證,不用擔心證據滅失。

3.作為執行名義

若法律行為屬於以下任一種類,可以在公證書載明違約「應逕受強制執行」等語,當特定違約情況發生,一方當事人就能夠持公證書直接向法院的民事執行處聲請強制執行,無須再經歷繁複的訴訟程序。

  • 以給付金錢或其他代替物或有價證券之一定數量為標的者。
  • 以給付特定之動產為標的者。
  • 租用或借用建築物或其他工作物,定有期限並應於期限屆滿時交還者。
  • 租用或借用土地,約定非供耕作或建築為目的,而於期限屆滿時應交還土地者。

三、什麼是認證?

認證(Attestation/亦可稱Notarization)是由公證人查證文書的真實性以後,在文書上加蓋認證章,表示文書並非偽造所得。私文書經過認證以後也會具有視同公文書的效力。

(一)文件認證的種類

文件認證又可以再細分為以下幾種:

1.文書認證

公證人向文書的製作或核發單位查證,確認文書確實由該單位發出。

如:戶籍謄本、學位證明、單身宣誓書…等。

2.簽名認證

簽署人親自在公證人面前完成簽名,由公證人見證簽名的真正性。

如:授權委託書簽名、切結書簽名。

3.翻譯認證

如果文件需翻譯成不同語言,可由通曉外文的公證人核對文件譯本與原本內容後進行翻譯認證,確認譯本與原本內容相符。

4.正影本相符認證

如果文件只需要提交影本,為了證明文件影本的真實性,也可以在公證人面前辦理正影本相符認證。

(二)這3類文書可辦理認證

  1. 私文書。如:契約、遺囑等。
  2. 將持往境外使用,且有關私權事實的公文書。如:公司變更事項表。
  3. 公、私文書之繕本或影本。

(三)認證和公證的差別?

文件認證與公證都屬於公證人的業務範圍,也都具有推定真正與保存證據的功能,但因為適用範圍不同,所以不能互相取代。

  1. 認證適用文件,公證則適用於法律行為和私權事實。
  2. 文件認證無法作為執行名義,縱使該文件註記「應逕受強制執行」字樣也不行。

以租賃契約為例:

  • 租賃契約公證,是針對雙方「立約的法律行為」進行公證。證明雙方對租約內容意思表示合致,因此該租賃契約的法律關係確實存在。
  • 租賃契約認證,是認證「契約書」的真正性。證明該租賃契約書形式上合法,非經偽造,且雙方在契約書上的簽名確為本人簽署,沒有冒名製作的問題。

(四)什麼情況會需要文件認證?

以下是常見需要辦理文件認證的情況:

1.自書或代筆遺囑

如果訂立了自書或代筆遺囑,但不希望身故後繼承人又對遺囑的真偽、效力興訟爭執,可以將遺囑送請認證,由公證人確認遺囑的效力與真偽。

2.授權委託書(POA, Power of Attorney)

委託代理人代為處理重大財產交易、訴訟等事務時,會需要使用授權委託書。授權委託書屬於私文書,送請認證後可以排除真偽疑慮,證明代理人真的有被授予代理權,而便利事務的處理。

3.企業商務文件

企業間從事業務往來通常有許多文件需要查核評估,此時就可以將重要的文件辦理認證,由公證人查證該文件的真正性,在交易上也是多一重保障。

4.將文書持往境外使用

因為外國機構無法查證我國文書的真實性,所以將文書送往其他國家地區使用時,就必須經過認證程序。

跨國文件傳遞除了必須送請認證以外,還要至外交機構辦理驗證,如下段說明。


四、什麼是外交驗證(外交使館認證/文件證明)?

文書外交驗證(Authentication)又稱為外交使館認證(Legalization)或文件證明(Certification),由我國外交部及駐外館處查驗並證明文書上的簽章、印鑑非經偽造,或證明該文書的真正性。文書外交驗證多半是跨國文件傳遞的必備程序,說明該文件效力受到驗證國的承認,而使文件產生國對國之間的公信力。

文書外交驗證的流程與注意事項

跨國文書傳遞的具體流程,可能因為各國法律規範不同而有細微差異,以下主要以本國法的角度進行說明,建議申請人在送件前一定要事先詢問需用單位與駐外使館,確認有無特別要求之程序。

【名詞解釋】需用單位
需用單位(或稱需用機關)就是申請人最終需要將文件送達的單位,可能是某國政府機構、學校、企業等。

例如:
外國畢業的大學生申請本國研究所,需繳交其外國畢業證書,則該畢業證書就屬於外國製作的文件,而本國研究所就是文件的需用單位。

五、跨國文書認證與外交驗證的流程

要判斷跨國文書驗證的流程,首先必須辨別該文書是由在一個國家製作的,必須由製作國率先驗證該文書的效力,後續才有可能獲得其他國家的承認。

(一)本國製作的文件,持往外國使用

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本國文件的驗證流程。

本國文書送至國外,原則上必須經過認證,再由外交部轉送本國駐外管處驗證,即可說明該文件確實出自本國,來源與效力無誤。

至於該文件是否須經外國之外交機構(包括駐我國管處)或其他機關復驗,則需視該國之法律或需用機關有無特別要求,建議申請人事先洽詢需用單位有無特別要求如此辦理。

部分國家與我國並未互相設立駐館,在辦理文件驗證上可能就會需要經過比較繁瑣的流程,此時送件人可以考慮另一個更加簡便的程序「海牙認證」,不只能夠快速取件,更可以通用至全球超過120個國家地區。

延伸閱讀:海牙認證是什麼?海牙認證流程、2022最新海牙公約成員國清單

(二)外國製作的文件,持往本國使用

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外國文件的驗證流程。

國外文件只須經本國駐外管處驗證,就相當於本國已承認其效力,但需用單位也可能特別要求該文書須經來源國認證、驗證,或要求送請外交領事局複驗,作為雙重確認。


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